28 ago 2018

Calendário Semanal – Como planejo minha semana

calendário semanal

Há duas semanas, fizemos uma visita na fábrica da 3M, uma experiência deliciosa! E, em determinado momento, falamos sobre organização e calendário semanal.

calendário semanal

O pessoal da 3M disponibilizou um calendário semanal e me inspirei para fazer esse post. Por quê? Primeiro porque eu me organizo com calendário semanal do planner. A página semanal do meu planner é assim:

Enquanto eu trabalhava fora, tentei dividir esses quadros por: manhã, tarde e noite. Mas não dava muito certo. Obviamente, porque eu passada o dia todo no trabalho e não tinha como dividir o meu dia. Não era possível, por exemplo, optar por fazer compras à tarde. A manhã ficava escassa, afinal, às 9:00 eu tinha que bater ponto. Enfim, não rolava. Atualmente, fica mais fácil dividir o dia em períodos. Porque eu tenho mais flexibilidade. De manhã, por exemplo, trabalho de casa, à tarde vou para o coworking e à noite estou em casa. Então, dá para dividir bem melhor. Acho que esse método de organização é melhor para quem tem mais flexibilidade e pode dividir seu dia como bem entender.

Leia também: verdades libertadoras sobre produtividade

Calendário Semanal – Como eu planejo minha semana

calendário semanal

Toda semana, faço o planejamento da minha semana. Gosto de fazer isso aos domingos. Não uso agenda digital, embora devesse. Gosto mesmo do método antigo: papel e caneta. Então o planner me ajuda muito. E imprimir o calendário semanal seria uma ótima para conseguir sempre visualizar a semana.

Qual é o objetivo principal de planejar a semana? Certificar de que todos os compromissos e atividades estejam encaixados dentro daquela semana. Isso significa qualquer tipo de compromisso e atividades, como: reuniões, viagens, supermercado, feira, estudo, ir à academia, etc.

Dentro do meu calendário semanal, diariamente, faço minhas checklists. A minha checklist é uma lista de coisas prioritárias e/ou pendentes que preciso fazer dentro daquele dia. Já foi uma lista gigante, até que aprendi a listar o que era prioridade. E como eu faço para definir o que é prioridade pra mim? Eu acordo pensando exatamente em questões como: o que, se eu não fizer hoje, vai bagunçar a minha vida? O que de fato se eu fizer hoje vai fazer diferença na minha vida? O que vai me deixar satisfeita/feliz se eu realizar hoje? É importante pensar nessas coisas porque a gente acha que tudo é urgente e importante e nem sempre é assim.

O bacana de fazer uma checklist diária é que quando você escreve todas as tarefas por fazer, percebe que não são tantas como nossa mente projeta. Enquanto a gente, pensa nelas, a lista parece interminável. Mas quando a gente coloca no papel, o negócio fica mais claro, mais atingível. Outra coisa, quando passamos para o papel não corremos o risco de esquecer algo. E mais importante: a mente acalma. Quando você escreve as tarefas pendentes, é como fazer uma faxina no cérebro. Geralmente, faço minha lista de atividades diárias um dia antes, para ir dormir bem tranquila. Porque acontece muito comigo de acordar no meio da madrugada preocupada com algo por fazer. Quando eu transmito para o papel, não acontece, durmo tranquilamente. Acordo tranquila e consigo dar prioridade para minhas atividades matinais (meditação e exercício físico).

Metas mensais

Uma outra coisa que sempre listava no planner, é a minha lista de metas mensais. Nessa página aqui – a primeira do mês:

calendário semanal

Mas andava acontecendo o seguinte, eu enchia essa página de metas e, antes de chegar na metade do mês, já não estava fazendo o que precisava ser feito. Então, resolvi, no mês de agosto, dividir essas metas em ações recorrentes (que é algo que já existe no meu calendário semanal) e metas do mês. Qual a diferença dos dois?

As ações recorrentes são coisas que preciso fazer diariamente e constantemente, como beber água ou algumas atividades diárias de trabalho. Já as metas são tarefas específicas que preciso alcançá-las. São tarefas que determino prazos específicos para acontecerem. Por exemplo, tenho um objetivo para alcançar na Mirtilo, minha meta é traçar caminhos que me levarão a alcançar esse objetivo. Quero voltar a meditar e fazer disso um hábito na minha vida. Então, vou traçar os dias e horários que vou meditar. Quero ler um livro durante o mês, então vou escolher o livro e definir um horário para ler todo dia pelo menos x páginas. Quero comer frutas diariamente (minha meta eterna que nunca consigo atingir), preciso garantir que tenham frutas todos os dias em casa.

Em agosto, fiz duas listas de metas. Uma profissional e uma pessoal. Cada uma com 4 itens apenas. Porque não adianta fazer listas, sejam elas de atividades diárias ou de metas,  imensas e inalcançáveis.

Uma coisa importante

Tudo pode mudar. Às vezes as coisas não saem como planejamos. Então, é legal deixar espaços em branco no dia, assim como é bom estar preparado para o caso das coisas não saírem como imaginamos. Quando temos isso em mente, conseguimos lidar melhor com aquele sentimento que não gostamos muito, chamado frustração.

O objetivo principal de tentar se organizar com calendário semanal é você conseguir ter claro suas prioridades e conseguir agir para atingir seus resultados. Após a maternidade, sempre gostei de organizar e planejar a minha vida. E depois que parei de trabalhar fora, isso virou um pilar importante na minha vida para que eu não me perdesse nessa nova jornada e, principalmente, não perdesse meu foco.

Ah! Tem um blog que gosto muito de seguir sobre organização. É o Eu Organizado, e indico a leitura desse post aqui: 7 métodos de produtividade para você trabalhar sem estresse.

Vocês já devem estar me achando a louca das listas e metas. Sim, eu sou! Mas essa foi a forma que encontrei para administrar melhor o meu tempo.

Leia também: 5 dicas para melhorar sua organização do tempo

E como diz o David Allen, o cara da organização, o criador do GTD, um método de organização e produtividade, a cabeça foi feita para ter ideias. Então, não faz sentido a gente acumular nossa mente com lembretes de coisas por fazer. Por isso, indico fazer o calendário semanal. Escreva tudo o que você precisa fazer na próxima semana, tudo o que você precisa fazer e finalizar durante o mês.

Que tal aproveitar que agosto está terminando e começar uma nova forma de se organizar em setembro? Disponibilizo AQUI (e o calendário de final de semana AQUI), para começar, um calendário semanal. Você pode imprimir e colar post-it com as atividades a serem realizadas. Assim, facilita sua visualização e, na próxima semana, basta trocar os post-its. 😉

O modelo que ganhei da 3M foi feito numa folha maior (A3). Mas para que você possa imprimir em casa (não é todo mundo que tem o recurso para imprimir na folha maior), dividi em duas folhas (dias úteis e final de semana).

Espero que gostem e que acima de tudo seja útil! 😉

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Uma resposta para “Calendário Semanal – Como planejo minha semana”

  1. Ah! Que bacana esse calendário semanal! Adorei!
    É uma ótima opção para deixar na geladeira 😉

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